Onafhankelijkheidsprotocol

Inhoudsopgave

1 Algemene bepalingen

2 Huisvesting & materialen

3 Medewerkers

4 Financieel

5 Gegevensbeveiliging
6 Ondertekening

Artikel 1: Algemene bepalingen

Korte toelichting

Het is belangrijk om de onafhankelijkheid van de IBKI-examenactiviteiten ten opzichte van Innovam als opleidingsinstituut met name op het gebied van APK-keurmeesters, Tachograaftechnici, Aircomonteurs en LPG-technici op schrift te stellen. Op deze terreinen verzorgt Innovam naast andere opleidingsinstituten opleidingen. In het kader van die onafhankelijkheid is een groot aantal maatregelen getroffen, die in dit protocol nader worden toegelicht.

Dit onafhankelijkheidsprotocol sluit ook aan op de afspraken die tussen stichting VAM en het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat op basis van de Kaderwet ZBO zijn gemaakt over de uitvoering van de publieke taken betreffende de examens voor APK-keurmeesters, Tachograaftechnici, Aircomonteurs, LPG-technici en rijinstructeurs. Het ministerie ziet toe op de naleving van deze afspraken.

Artikelen

1. Examenservices, IBKI en Innovam zijn handelsnamen van de stichting VAM.

2. Examenactiviteiten onder de naam IBKI worden uitgevoerd door (medewerkers van) Examenservices.

3. Met dit protocol wordt de procedurele en inhoudelijke onafhankelijkheid van de wettelijke examenactiviteiten van IBKI ten opzichte van Innovam als opleidingsinstituut op schrift gesteld.

Artikel 2: Huisvesting & materialen

Korte toelichting

Examenservices (IBKI) is gehuisvest bij Innovam.

Artikelen

1. De voor examens gebruikte examenhallen (Nieuwegein) en materialen worden alleen gebruikt door IBKI.

2. Op de regionale vestigingen maakt IBKI gebruik van eigen materialen, die niet toegankelijk zijn voor derden.

Artikel 3: Medewerkers

Korte toelichting

Voor zover gebruik wordt gemaakt van medewerkers-niet-in-loondienst geldt ook dat zij niet actief mogen zijn bij opleiding op het werkterrein waarvoor zij examineren. Innovam­ medewerkers die zijn betrokken bij opleidingen zijn op geen enkele wijze betrokken bij de begeleiding en de uitvoering van IBKI-examens.

Artikel

1. De door Examenservices ingezette medewerkers zijn op geen enkele wijze betrokken bij opleidingsactiviteiten voor kandidaten die zich voorbereiden op IBKI-examens.

Artikel 4: Financieel

Korte toelichting

Kruisfinanciering tussen verschillende productgroepen vindt niet plaats. De doorberekening van overheadkosten (P&O, financiële administratie, huisvesting, enzovoorts) vindt plaats volgens sleutels die voor geheel Innovam gelden en zijn beoordeeld door het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat. Jaarlijks vindt een accountantscontrole plaats.

Artikelen

1. Examenservices is een zelfstandige eenheid binnen de financiële administratie van Innovam.

2. Kosten, opbrengsten en resultaten van de verschillende IBKI-examenlijnen zijn strikt gescheiden van die van alle andere activiteiten die binnen stichting VAM plaatsvinden.

Artikel 5: Gegevensbeveiliging

Korte toelichting

Innovam maakt gebruik van één administratief systeem voor de stamgegevens van personen en bedrijven. De autorisaties bepalen wie de gegevens kunnen lezen en/of wijzigen.

Examenresultaten en kwalificaties worden beheerd in een aparte toepassing Nubiko Examen Logistiek (ook wel 'Mijn IBKI') en kunnen alleen door medewerkers van het Klanten Contact Team van Examenservices worden toegekend of gewijzigd.

Gebruikers van andere onderdelen dan Examenservices hebben binnen Mijn IBKI slechts toegang tot de gegevens van de eigen cursisten.

De autorisatie op het computernetwerk van Innovam is zodanig geregeld dat documenten van en voor Examenservices alleen toegankelijk zijn voor de medewerkers van of ingehuurd door Examenservices.

Artikelen

1. Alle medewerkers hebben een geheimhoudingsverklaring ondertekend waarmee zij verklaren geheimhouding te betrachten betreffende:

   • persoonlijke gegevens van cliënten en relaties van IBKI.

   • gegevens betreffende examenitems, -opdrachten en -matrijzen.

   • door opleiders ter beschikking gestelde trainingsinformatie (syllabi en dergelijke).

   • wachtwoordbeveiligingen van de in gebruik zijnde systemen en gegevensbestanden.

   • examenresultaten.

   • gegevens betreffende offertes.

2. Examinatoren en toezichthouders verklaren tevens geen cursisten op te leiden die zich voorbereiden op de IBKI-examenlijnen.

3. Alleen medewerkers van het Klanten Contact Team zijn geautoriseerd examenresultaten en kwalificaties toe te kennen of te wijzigen.

4. Medewerkers van Innovam mogen de gegevens in het centrale administratiesysteem niet gebruiken voor andere doeleinden dan het informeren van de eigen cursisten en hebben daartoe een geheimhoudingsverklaring ondertekend. 

5. De gebruikte examensystemen zijn voor het beheer daarvan alleen toegankelijk voor de door Examenservices geautoriseerde medewerkers. Medewerkers buiten Examenservices hebben geen toegang tot deze systemen.

6. Algemene documenten van en voor IBKI-examenlijnen zijn alleen toegankelijk voor de medewerkers in dienst van of ingehuurd door Examenservices.

Artikel 6: Ondertekening

Korte toelichting

-

Artikelen

1. Ondergetekenden verklaren borg te staan voor en te zullen toezien op de naleving van de afspraken in het kader van dit onafhankelijkheidsprotocol.

2. Wil je het originele document lezen met de handtekeningen van de stakeholders? Neem dan contact op met onze juristen via de keuzehulp.